Cómo organizar un evento sostenible y no morir en el intento

Es innegable que las empresas destinan mucho tiempo, recursos y energía a la organización de eventos. Si bien con la llegada de la pandemia esto se detuvo y migró en muchos casos a modalidades virtuales, lo cierto es que en el último año los eventos presenciales han vuelto a la normalidad en la mayoría de las empresas. Juntarse es vital, la pregunta es ¿cómo hacerlo? Existen diferentes maneras de organizar un evento y hacerlo de manera sostenible es una gran opción.

Un evento sostenible es aquel que se planifica, organiza y ejecuta teniendo en cuenta el impacto ambiental, social y económico que genera. Un artículo recientemente publicado por CaixaBank explica que para que un evento se pueda considerar sostenible, debe garantizar que los impactos ambientales y sociales negativos se minimizan, mientras que se maximizan los positivos.

La importancia de los eventos sostenibles radica en que nos permiten disfrutar de reuniones, conferencias, ferias y festivales, entre otros, sin comprometer el medio ambiente ni las comunidades locales. Al adoptar prácticas sostenibles en los encuentros, podemos contribuir a la conservación del entorno, fomentar la responsabilidad social, inspirar a otros y generar un impacto positivo a largo plazo.Esto parece complicado, pero se puede conseguir. De hecho, hay dos factores clave que ayudarán a conseguirlo.

• En primer lugar, la publicación afirma que es importante asegurarse de que la sostenibilidad esté presente durante todo el proceso. Es decir, desde que se conceptualiza el evento hasta que se evalúa su resultado después de su celebración. La elección del formato y del lugar, la contratación del servicio de cateringo los temas que se van a tratar, todo debe partir de los principios de la sostenibilidad para garantizar el éxito y la coherencia del evento.
• En segundo lugar, todos los agentes implicados, desde los proveedores hasta los asistentes, deben sentirse partícipes para que un evento se desarrolle de manera realmente sostenible, una implicación que debe partir del promotor del encuentro, es decir, de quien organiza el evento.

¿Cómo organizar un evento sostenible?

Es evidente la importancia de este tipo de eventos, pero muchas empresas quizás no saben cómo hacerlo. Lo mejor para entender cómo se pueden trasladar los principios de la sostenibilidad a un evento es ver algunos ejemplos prácticos. De la accesibilidad de la sede al tratamiento de los residuos que se produzcan, son muchos los factores que se pueden tener en cuenta para promover esa sostenibilidad. Recordemos que se trata de maximizar los impactos positivos y reducir los negativos.

A continuación, proponemos algunos consejos sobre cómo hacer un evento sostenible:

1. Planificación consciente: Antes de organizar el evento, define claramente tus objetivos sostenibles y considera cómo puedes integrarlos en todas las etapas del proceso, desde la selección del lugar hasta la gestión de residuos.
2. Elección del lugar: Opta por espacios que tengan políticas sostenibles, como el uso de energías renovables, la gestión eficiente del agua y la implementación de prácticas de reciclaje. Si es posible, selecciona un lugar accesible en transporte público para reducir la huella de carbono de los asistentes. La accesibilidad de un evento tiene un efecto profundo sobre su sostenibilidad. Que un evento sea accesible significa que cualquier persona pueda participar, sin importar sus circunstancias. Por eso es importante conocer los requerimientos especiales de los asistentes antes de celebrar el evento (accesibilidad, movilidad, alimentación, etc.). Asegurar una accesibilidad universal para personas con movilidad reducida, discapacidad visual y auditiva es imprescindible para facilitar su plena participación.
3. Comunicación responsable: Utiliza estrategias de marketing y promoción digitales para minimizar el uso de papel. Proporciona información sobre el evento a través de plataformas en línea y promueve el uso de aplicaciones móviles para proporcionar agendas, mapas y materiales relevantes.
4. Gestión de residuos: Establece puntos de reciclaje y compostaje en el evento. Reduce el uso de materiales desechables y fomenta el uso de productos reutilizables o biodegradables. Trabaja en conjunto con proveedores y patrocinadores para garantizar que sigan prácticas sostenibles.
5. Alimentación consciente: Elige opciones de catering que utilicen ingredientes locales y de temporada. Prioriza alimentos orgánicos y opciones vegetarianas o veganas para reducir la huella ambiental asociada a la producción de carne.
6. Eficiencia energética: Promueve el uso de iluminación LED de bajo consumo energético. Controla el consumo de energía en el evento, apagando luces y equipos no utilizados. Considera la posibilidad de utilizar energía renovable, como paneles solares, si es factible.
7. Dar lugar a una conversación sobre el medioambiente: Hablar de sostenibilidad en un evento, aunque no sea su tema principal, sin duda supone una ayuda al medioambiente. Por ello, nunca está de más abrir o cerrar con algunas palabras que ayuden a tomar conciencia sobre la actual crisis climáticay sus múltiples soluciones. Comunicar el compromiso con la sostenibilidad del encuentro o sensibilizar a los asistentes sobre las buenas prácticas ambientales y socialesson algunos puntos a favor del evento sostenible. Esto es así incluso en los casos en los que, por motivos técnicos, no haya sido posible cumplir algunos puntos mínimos.
8. Transporte sostenible: Anima a los asistentes a utilizar opciones de transporte sostenibles, como el transporte público, el carpooling o la bicicleta. Proporciona información sobre las opciones de transporte disponibles y ofrece incentivos para aquellos que elijan alternativas más sostenibles. El informe de CaixaBank muestra el impacto de la movilidad de cada persona dependiendo del medio de transporte, entre ellos:

• 18 gCO₂/km en bicicleta.
• 22 gCO₂/km en bus eléctrico.
• 210 gCO₂/km en un coche a gasolina.

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